ANALISIS
SISTEM DAN PENGEMBANGAN SISTEM
Oleh
: Encang Saepudin
Penerapan
anaalisis sistem untuk pengembangan sistem informasi biasanya memerlukan jangka
waktu yang lebih lama bila dibandingkan dengan pemecahan masalah pada umumnya.
Dengan sendirinya hal ini tidak benar untuk semua kejadian. Lagipula,
pengembanga sistem informasi dari satu sudut pandangan dapat disebut suatu
pemecahan terhadap suatu maslah; artinya, kebutuhan untuk mengetahui dan
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi. Akan tetapi, untuk dapat lebih baik
menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilaksnakan selama pengembangan suatu
sistem, kita dapat memperkenalkan tiga tahap:
1
Analisis sistem
2
Perancangan sistem
3
Pelaksanaan sistem
Ketiga
tahapan pengembangan sistem ini dilukiskan dalam gambar 2.1 sebagai pembentuk
lingkaran kehidupan sistem. Lagipula, kegiatan-kegiatan pekerjaan sistem yang
penting yang berhubungan dengan tiap tahap juga ditunjukan dalam gambar ini.
Menggunakan paham lingkaran kehidupan merupakan suatu cara yang sangat baik
untuk menggambarkan hakikat sistem itu sendiri yang dapat berjalan terus dan
dinamis. Selain itu paham linghkaran kehidupan memberikan suatu tinjauan
tentang metodologi pengembangan sistem kepada kita.
Sebuah
ilustrasi siklus kehidupan sistem informasi dan kegiatan-kegiatan pokok
dihubungkan dengan tiap-tiap tahap siklus kehidupan
Seperti
halnya dengan setiap kesatuan yang dinamis kegunaan keluaran sistem informasi,
efisien pelaksanaannya, dan pelaksanaan sistem secara keseluruhan, dapat
berbeda banyak sepanjang waktu. Akibatnya sistem informasi dapat mengalami
kemundurun, keusangan, dan akhirnya penggantian.Akan tetapi jarang sistem
informasi itu secara keseluruhan dilaksanakan pada satu hal tepat pada
waktunya. Akibatnya, bagian sistem informasi, atau suatu subsistem dalam
organisasi, lebih mungkin harus diperbaiki atau dibangun kembali secara terus
menerus.
1.
Informasi
1.1 Jenis Informasi
Untuk
memudahkan dan mengurangi kerumitan pekerjaan informasi maka dilakukanlah pendekatan
sistem. Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan menelaah data yang demikian
beragam dan banyaknya data yang harus ditangani oleh organisasi, maka data yang
ada dalam tiap organisasi dapat dikelompokan menjadi dua jenis yaitu data
subtantif dan data Fasilitatif.
Informasi
substantif adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif. kegiatan
substantif adalah kegiatan popkok dari suatu organisasi, sesuai dengan tujuan
utama dari organisasi bersangkutan. Contoh kegiatan pokok dari departemen
pertanian dan organisasi swasta argobisnis adalah masalah-masalah yang
berkaitan dengan pertanian dan kegiatan.
Informasi
Fasilitatif adalah iformasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif.
kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung dari suatu organisasi. Contoh
kegiatan fasilitatif dari departemen pertanian adalah masalah-masalah yang
berkaitan dengan kesekertariatan, keuangan, kepersonaliaan, pusat pengolahan
data, dan kemasyarakatan.
Selain itu,
Jenis informasi dapat dikelompokan berdasarkan isi informasi, bentuk informasi,
dan keluran informasi.
1.
Isi Informasi
Informasi
biasanya disebut berdasarkan isi pokok atau subjek tersebut adalah mengenai
suatu kegiatan atau bidang kegiatan tertentu, mulai dari tingkat subjek yang
luas sampai tingkat subjek yang sempit
2.
Bentuk Informasi
Berdasrkan
pada bentuknya maka informasi dapat di bedakan dalam delapan bentuk informasi,
yaitu:
1.
Informasi Uraian
Informasi
uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang
atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi
ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo.
2.
Informasi Rekafitulasi
Informasi
rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan
(kalkulasi) atau gabungan perhitungan yag berisikan angka-angka yang disajikan
dalam bentuk-bentuk kolom. Contoh dari informasi ini adalah neraca, kuitansi,
rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga.
3.
Informasi gambar
Informasi
gambar (bagan) adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan,
misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi.
4.
Informasi Model
Informasi
model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat
memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil
pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternative bagi pembuat keputusan.
Dengan model yang memberikan nilai ramalan, manajemen dapat meramalkan jauh
beberapa tahun ke depan berbagai dampak positif dan negatif yang mempengaruhi
keputusan yang dibuat. Misalnya perhitungan keuntungan bank dalam lima tahun
bilaman alternative model A yang dipilih sebagai keputusan perencanaan.
5.
Informasi Statistik
Informasi
statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukan
dalam bentuk grafik atau tabel. Dari pengolahan statistik dapat disediakan
informasi dalam bentuk nila-nilai koevisen seperti variasi, korelasi,
determinasi, dan regresi mengenai penyajian informasi.
6.
Informasi formulir
Informasi
formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format
(kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan
kegiatan masing-masing.
7.
Informasi Animasi
Informasi
animasi adalah informasi yang dalam bentuk animasi dengan suara dan video.
Informasi ini juga dapat disebut informasi multimedia. Bila Koran adalah salah
salah satu bentuk media cetak, maka dengan kemajuan tekhnologi multimedia, kida
dapat melihat video sebuah pristiwa beserta berita yang pernah dimuat di media
cetak melalui komputer pribadi. Dikatakan bahwa buku-buku teks yang tebal sudah
digantikan oleh Compach Disk (CD) bergaris tengah 5,25 inci. Misalnya 21 jilid
ensikolopedi (10 juta kata) bisa dikemas dalam CD tersebut, dengan ditambah
tayangan gambar bergerak (video) suara, grafik, dan banyak lagi data yang bisa
menarik di dalamnya
8.
Informasi Simulasi
Informasi
simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau
peralatan yang dimuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau
dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya
simulasi untuk pendiddikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus.
1.2
Stuktur Informasi
Informasi
menurut Gordon B. davis dalam bukunya berjudul Managemen Information sistem
adalah ”data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan
mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang
berjalan atau untuk prospek masa depan”. Definisi tersebut menekankan kenyataan
bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi
dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakai.
Masing-masing
manajemen akan menggunakan bentuk informasi yang sesuai degan keperluan
masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam cara pengelompokan informasi.
Pada gambar berikut diperlihatkan secara kontras segi bisnis suatu informasi
secara berkesinambungan degan manajemen lini atas (strategis) di satu sisi dan
manjemen lini bawah (teknis) di sisi lain. Manajemen lini tengah (teknis,
sebagaimana biasa, selalu berada diantara keduanya dengan bentuk informasi yang
berada di antara kedua tingkatan (lihat gambar 2.3).
Faktor-faktor
yang terlihat pada gambar di atas adalah saling berhubungan. Misalnya,
informasi yang tidak berstruktur adalah struktur diprogramkan. Informasi
struktur mengikuti suatu irama dengan pola pengulangan yang sama, dan terjadi
pada periode waktu yang dapat ditentukan
Informasi
untuk keperluan perencanaan (lini atas) lebih berorientasi pada masa depan,
karena itu tidak pasti bila dibandingkan dengan informasi untuk keperluan
tingkat manajemen lini bawah. Itu tidak sepenuhnya berarti bahwa manajemen lini
atas tidak memerlukan informasi masa lalu sebagai hasil operasional. Informasi
hasil informasi-informasi masa lalu harus dilihat dari sudut kondisi eksternal
dan lokasi pasar dimana organisasi berkompetisi. Focus dari manajemen lini atas
adalah pada perencanaan dan kebijakan masa depan. Berikut ini diterangkan pada
gamabar matriks yang memeprlihatkan perbedaan antara informasi internal dana
informasi eksternal.
Gambar 2.4: Matriks informasi.
Informasi
internal adalah suatu produk sampingan (by-produch) yang terjadi karena adanya
kegiatan operasional umum atau biasa (normal) suatu organisasi. Informasi yang
diolah dari catatan pemakaian persediaan minggu lalu adalah merupakan contoh
jenis informasi internal. Informasi internal umumnya bersifat historis, statis
dan factual (fakta). Hal itu jelas terlihat pada matriks di atas, sebagaimana
pada kategori A dimana informasi adalah sebagai hasil laporan dan bukan terjadi
sebagai proses statistik.
Bila
informasi terbatas untuk keperluan laporan dan tidak diupyakan misalnya dibuat
dalam bentuk statistik yang menggambarkan korelasi data, maka itu berarti
informasi laporan data internal. Tetpi bila pemakaian persediaan dibuat secara
statistik untuk pola pemakaian masa depan, makaini contoh dari informasi
kategori B, yaitu sebagai informasi internal yang diproses secara statistik.
Informasi
eksternal adalah informasi yang bersumber dari data di luar kegiatan
operasional organisasi. Contohnya adalah pertumbuhan penduduk pada pasar yang
dilayani organisasi, atas perubahan-perubahan kelompok pasar. Kategori C adalah
informasi laporan data, tetapi sudah dianalisis secara statistik. Kategori D
adalah informasi hasil penggunaan jenis teknik matematika untuk menganalisis
dan mengkorelasikan data.
Ramalan
penjualan yang memproyeksikan masa depan dengan berdasarkan pada sejarah
perkembangan penjualan merupakan informasi kategiri B. dan ramalan penjualan
yang memasukan juga statistik-statistik kecenderungan-kecenderungan pasar
eksternal merupakan informasi kombinasi B dan D.
Untuk
informasi yang relative paling banyak menggunakan alat pengolah komputer adalah
terssusun sesuai urutan abjad masing-masing nama kategori, yaitu:
1.
Informasi A lebih banyak dari informasi B
2.
Informasi B lebih banyak dari informasi C
3.
Informasi C lebih banyak dari informasi D
Berikut ini
dikemukakan kebutuhan umum ketiga tingkat manajer terhadap jenis informasi
internal dan eksternal. Dari gambar telihat bahwa kebutuhan informasi eksternal
adalah banyak pada manejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan
sedikit pada manejer lini bawah. Sedangkan kebutuhan akan informasi internal
adalah sedikit pada menejer lini atas, sedang pada menejer lini tengah, dan
banyak pada manejer lini bawah.
Ganbar 2.5: Keperluan manajer akan
informasi
Sebagai
gambaran umum berikut ini di sajikan gambar kebutuhan informasi tingkat
manajer.
1.3
Keluaran Informasi
Pengelompokan
informasi berdasarkan hasil olahan komputer yaitu sebagai keluaran (output)
komputer umumnya dibagi menjadi dua bentuk, yaitu Laporan dan Jawaban
pertanyaan.
·
Laporan
Umumnya
laporan diklasipikasikan menurut waktu penerbitanya atau menurut tujuan
penggunaanya.
Ada lima
kategori umum laporan:
1.
Laporan periodik (periodic report).
Disebut juga
laporan terjadwal (scheduled report). Laporan ini diproduksikan interval
tetap atau regular (harian, mingguan, bulanan, dan lain-lain) dan menggambarkan
informasi rutin dalam bentuk detail maupun kesimpilan. Contohnya anatara lain
adalah laporan penjualan, laporan keuangan, catatan inventarisasi, dan laporan
penggajian
2.
Laporan Atas Permintaan.
Kadang-kadang disebut laparan sebagai tidak terjadwal
(unscheduled reports), yang diproduksi hanya bila diminta oleh manajemen.
3.
Laporan Perkecualian (exeption reports).
Laporan ini
dibuat secra otomatis oleh sistem informasi bila situasi kekecualian terjadi
yang memerlukan perhatian manajemen. Laporan ini biasanya dibuat karena situasi
atau kondisi yang tidak memuaskan, misalnya, situasi dimana biaya-biaya actual
secara signifikan lebih besar dari biaya-biaya yang dianggarkan atau bila
produksi jatuh di bawah tingkat yang sudah ditetukan sebagai tingkat yang dapat
diterima.
4.
Laporan special.
Laporan ini disiapkan untuk keperluan bersipat informasi yang
tidak terantisipasi. Laporan special diminta sebagai hasil dari beberapa
kejadian yang signifikan tetatapi sama sekali tidak terduga sebelumnya.
Misalnya, penemuan bahaya pada substansi yang dapat mengancam proses pekerjaan manufaktir
sehingga pihak manajemen meminta laporan khusus yang berisikan daftar ketidak
hadiran dan klaim kesehatan oleh personel yang bertanggunga jawab terhadap
substansi bersangkutan. Laporan special berbeda dengan laporan perkecualian
karena laporan khusus tidak otomatis dibuat oleh sistem informasi.
5.
Laporan frediktif
Laporan ini
disiapkan dengan menggunakan teknik analis statistik, simulasi atau model.
lapoan prediktif mencoba meramalkan kecenderungan masa depan. Contohnya adalah
proyeksi personil yang dipersyaratkan, etimasi kebutuhan capital jangka
panjang, dan neraca proyeksi keuangan.
b. Jawaban
Pertanyaan
Sebagai
alternatif lain dari laporan pada sistem informasi, maka pemakai dapat juga
mengajukan pertanyaan (inquiries) secara online dengan model interaktif.
Komponen informasi penting untuk keperluan jawaban pertanyaan, biasanya adalah
database atau sisitem database.
Pertanyaan
dapat dijawab dalam beberapa detik, dibandingkan dengan waktu yang lama yang
biasanya dalam pembuatan laporan. Sekarang pemakai dapat dipermudah dengan
penggunaan bahasa non prosedur (nonprocedural language) pada perangkat lunak
komputer. Sebelumnya pemakai agak sukar menggunakan bahassa prosedur
(procedural language) sperti BASIC, COBOL, FORTRAN, ALGOL, PL/I, dan
sebagainya.
1.4
Tingkat Informasi
Sebagimana
telah dijelaskan di depan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah dalam
bentuk tertentu sesuai dengan keperluan pemakaian informasi tersebut. Kalau
data umumnya berada pada tingkat teknis, maka informasi umumnya berada pada
tingkat manajemen. Informasi dipakai untuk keperluan manajer. Manajer dalam
organisasi terdiri dari manajer lini bawah, lini tengah, dan lini atas. Oleh
karena itu, dipandang dari sudut tingkat manejer, informasi dapat dibagi
menjadi:
1. Informasi
manejer lini bawah
2. Informasi
manejer lini tengah
3. Informasi
manejer lini atas
Ketiga jenis
informasi tersebut tergantung tujuan organisasi yang di terjemahkan dalam
bentuk kegiatan unit kerja masing-masing sebagai bagian dari organisasi.
Kegiatan setiap unit organisasi dapat dimulai dari manajmen lini atas bergerak
ke bawah pada manajemen lini tengah, ke bawah lagi ada manajemen lini bawah,
dan sampai pada kegiatan operasional di lini opersional. Kegiatan beberapa
manajemen tersebut meluputi penjabaran fungsi-fungsi manajemen yang umum kita
kenal antara lain perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
penggiatan (actuating), pengawasan (controlling), pengarahan (directing),
pengkoordinasian (coordinating), penganggaran (budgething), penyususnan
personel (staffing), pemotipasian (motivating), dan sebaginya.
Kegiatan
operasional organisasi dilakukan oleh lini operasional masing-masing unit kerja
yang pada piramida organisasi terletak paling bawah yaitu terletak pada
manajemen lini bawah. Berdasarkan kegiatan tersebut, berarti mengalirnya arus
informasi adalah mulai dari atas berdasarkan arahan dari orang yang di atasnya.
Tetapi pada pekerjaan informasi, umunya dimulai dari bawah kemudian ke atas
karena informasi berasal dari data yang sudah diolah.
Berikut ini
dicantumkan contoh jenis informasi yang sesuai dengan tinkat (level)
kegiatan dan jenjang data masing-masing.
1.
Informasi Manajer lini Bawah
Manajer lini
bawah berkonsentrasi pada perencanaan operasional harian. Karena itu sifat
informasi atau laporan pada lini ini adalah informasi harian yang
didasakan pada kegiatan lini operasinal. Ini adalah kelompok manajer terbanyak
dalam organisasi. Informasi manajer lini ini pada umumnya laporan harian atau
laporan satu perkembangan kegiatan tertentu dari suatu kegiatan organisasi.
2.
Informasi Manajer Lini Tengah
Manajer ini
tengah berkonsentrasi pada perncanaan teknis (tactical plans) atau perencanaan
jangka menengah. Manajer tingkat ini terlibat dengan masalah apa yang akan
dikerjakan oleh organisasi dalam jangaka waktu satu smpai lima tahun ke depan.
Mereka memantau kinerja manajer lini bawah dan mengontrol kegiatan yang
menggerakan organisasi menuju sasaran yang telah dibuat oleh manajer atas.
Sifat informasi pelaporan lini ini adalah bulanan sesuai dengan kegiatan pokok
beberpa manajer bawahannya.
3.
Informasi Manajer Lini Atas
Manajer lini
atas berkonsentrasi pada perencanaan strategi (strategic plans) atau
perencanaan jangka panjang. Tingkat ini berorientasi ke masa depan organisasi
dan memantau kinerja personal kunci (manajer tengah) yang akan menjalankan
perencanaan tersebut. Tugas manajer tingkat atas tertuma berkaitan dengan
perencanaan kegiatan organisasi untuk masa lima tahun atau lebih ke depan,
mengkoodinasikan keseluruhan unit organisasi, membuat kebijakan utama,
dan berhubungan denga organisasi lain dan kejadian eksternal. Sifat informasi
atau laporan pada lini ini adalah bulanan campuran kegiatan manajer lini tengah
bawahannya.
1.5
Nilai Informasi
Manfaat
informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu yang tidak pasti
atau untuk mengurangai ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat
sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungakan. Berikut
gambar 2.7 yang menggabarkan nilai informasi yang dapat membuat dan
menentukan keputusan atau tindakan yang menguntungkan.
Dapat
dikatakan bahwa informasi adalah alat bantu untuk mengurangaiketidak pastian.
Makin besar bantuannya untuk mengurangi ketidakpastian makin tinggi nilai
informasi tersebut.
Data
dan informasi merupakan bukti, rekaman, atau catatan kegiatan yang diperlukan
oleh unit kerja pembuat data dan informasi itu sendiri, serta unit-unit kerja
lain dalam organisasi yang sama. Bahkan dapat diperlukan pula diperlukan oleh
organisasi-organisasi lain sebagai alat bantu kelancaran kegiatan
organisasinta.
Sebagaimana
kita ketahui bahwa, ledakan informasi merupakan problema nyata pada era
komputerisasi yang berkembanga cepat. Keperluan akan informasi sudah dikenal
benar dan bukan jumlah informasi yang penting tetapi nilainya. Nilai informasi
ditentukan oleh lima karakteristik, yaitu:
1. Ketelitian
Ketelitian
atau akurasi dapat didepinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar
dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan
data tertentu. Misalnya dari 1000 lembar cek gaji tiap bulan yang diproses
dengan komputer terdapat 980 lembar yang angkanya benar, maka dikatakan bahwa
tingkat ketelitian adalah 0,98 atau 98%.
Suatu
presentasi nilai akurasi terhitung baik atau kurang baik tergantung pada nilai
atau tingkat ketelitian yang diperlukan dalam kegiatan bersangkutan. Untuk
pembayaran gaji, kesalahan 20 lembar cek tidak dapat diterima, tetapi untuk
invenarisasi suku cadang yang murah- nilai 98% akurat trmasuk sanagat baik.
Ketidak
telitian merupakan kesalahan manusia atau mesin yang berfungsi kurang baik.
Kesalahan manusia dalam mendesain sistem, mengoperasikan mesin, menyiapkan data
masukan, dan lain,lain, sering merupakan penyebab untuk terjadinya ketidak
telitian informasi yang dihasilkan.
2.
Ketepatan Waktu
Ketepatan
waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya
bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi
digunakan. Kendatipun informasinya akurat tetapi kalau diterimanaya atau
diketahuinya terlambat tentu saja sudah tidak berguna. Akurasi saja tidaklah
cukup. Seperti halnya pada faktor ketelitian, ketepatan waktu dari suatu
informasi pun sangat tergantung kepada keperluan akan informasi bersangkutan.
3.
Kelengkapan
Kadang-kadang
manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang
teliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap, contoh informasi
yang tidak lengkap cukup banyak. Misalnya seorang manajer mendapat undangan
rapt. Jenis dan masalah rapat masih ingat, jam dan hari rapat pun nmasih ingat.
Tetapi karena undangan tidak dibawa maka tempat rapat diselenggarakan
tidak diingat. Itu salah satu contoh ketidak lengkapan informasi, seringkal
ikegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan yang secara cepat
menjadi tertunda karena hanya kurang lengkapnya informasi yang ada.
4.
Ringkas
Karena
sering menghadapi masalah kurang lengkapnya informasi maka sering terjadi dalam
penyediaan suatu informasi diupayakan secara berkelabihan. Informasinya terlalu
rinci, sehingga manajer yang akan mengambil keputusan berdasarkan informasi
tersebut menjadi bingung. Karena itu informasi yang bernilai untuk manajer
adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to
the poin), laporan yang diberikan hendaklah ringkas dan jelas, tidak bertele-tele
dan berlebihan, baik isi maupun bahasanya.
Informasi
yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan, dan akan lebih
jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar, grafik,
tabel, dan bentuk statistik lainnya.
5.
Kesesuaian
Informasi
yang bernilai tinggi tentu saja mempersyarakatkan pula unsur kelima yaitu
sesuai (relevan). Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau
keperluan manajemen.
Informasi
hendaklah sesuai (relevan) dengan tujuan yang akan di capai. Data yang sama
seringkali perlu diolah secara berbeda untuk memperoleh informasi yang sesuai
dengan keperluan unit masing-masing
Suatu
informasi baru dapat dikatakan bernialai bila mempunyai lima unsusr
karakteristik seperti tersebut di atas. Tinggi atau rendahnya tergantung kepada
komposisi atau gabungan nilai dari kelima unsusr dan meratanya nilai
masig-masing unsur bersangkutan. Nilai tertinggi tentu saja 100%. Nilai
informasi dapat merupakan gabungan dari nilai kuantitatif dan nilai kualitatif.
1.6
Tindak Lanjut Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan
data. Informasi tersebut dapat dalam bentuk fisik dan nonfisik. Informasi
bentuk fisik adalah informasi yang sudah dicetak diatas kertas dalam
bentuk “print-out” atau “hardcopy”. Sedangkan informasi bentuk nonfisisk adalah
informasih yang masih berada dalam komputer yaitu pada ”harddisk” dan media
komputer lainnya seperti disket dan pita magnetik. Sesudah informasi tersbut
dihasilkan masih tredapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi,
yang disebut sebagi kegiatan. Tindak Lanjut Informasi (Information
follow-up) tersebut adalah.
1.
komunikasi
Informasi
dapat di komunikasikan untuk keperluan internal dan eksternal organisasi.
Komunikasi internal adalah komunikasi antarorganisasi sendiri, baik pusat,
cabang, maupun perwakilan-perwakilan. Komunikasi eksternal adalah komunikasi
dengan organisasi-organisasi lain dan pelayanan pelanggan. Komunikasi internal
dan eksternal tersebut dapat dilakukan dalam bentuk komunikasi langsung dan
komunikasi tidak langsung.
Mengkomunikasikan
informasi dapat dilakukan dalam bentuk Rapat
1.
Arus informasi rutin (flow of information)
2. Pengiriman
3. Pelaporan
Pada rapat,
informasi dapat disampaikan atau disajikan secara lisan atau tertulis (hasil
cetak) dengan alat Bantu audio visual aid/AVA atau komputer. AVA adalah alat
Bantu yang dapat dipandang dan didengar seperti film, filmstrip, rapat dapat
berlangsung dalam satu ruangan atau jarak jauh (teleconference).
Pelaporan
informasi umumnya dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Pelaporan dapat
dilakukan secara berhadapan, jarak jauh, tertulis, atau pelaporan jarak jauh
antar komputer.
Mengkomunikasikan
informasi melalui kegiatan arus informasi rutin dapat mengalir secara
horizontal dan vertical. Arus informasi horizontal adalah arus informasi yang
berjalan mendatar antara unsur atau unsur setingkat. Arus informasi vertical
adalah arus informasi yang mengalir dari bawah ke atas (upward/bottom-up) dan
dari atas ke bawah (down ward/top down). Arus informasi dapat dialirkan dalam
bentuk dokumen tertulis dan AVA atau antarkomputer melalui sebuah jaringan.
Ada dua
macam pengiriman informasi yaitu, pengiriman fisik dan pengiriman nonfisik.
Pengirim fisik informasi anatara lain dpat dilakukan dengan pos, kurir,
faksimili. Disamping pengirimkan fisik dokumen dengan pos, kurir, faksimil,
informasi dapat dikirim melalui telex, telegram atau antarkomputer dengan surat
elektronik (electronic mail/e-mail).
2.
Penyimapanan
Menyimapan informasi dalam file-file
seperti di kotak-kotak atau di cabinet arsip dan lain-lain. Untuk keperluan
pemakaian waktu yang akandatang disebut penyimpanan (storing). Penyimpanan
informasi perlu dilakukan bila informasi tersebut bernilai tinggi dan masih
akan dipakai sebagai bahan bukti, alat bantu ingatan, atau referensi.
Penyimpanan dapat disesuaikan dengan media informasi itu berada. Media tersebut
umumnya dari kertas, AVA atau media komputer.
3. Penemuan
Kembali
Mencari
kembali data dan informasi yang sudah disimpan, bila diperlukan oleh manajemen
atau untuk keperluan pekerjaan di sebut penemuan kembali (retrieving). Cara
(motode) penemuan kembali tersebut tergantung kepada cara penyimpanan yang
digunakan. Untuk penyimpanan manual pencarian dapat dilakukan petugas sesuai
dengan sistem penyimpanan masing-masing, misalnya menurut nama, subjek,
geografis atau nomor.
Untuk data dan informasi yang
dimasukan dalam komputer, maka keperluan akan informasi dapat dicari melalui
prosedur komputer, bila memerlukan fisik informasinya, kita dapat menggunakan
indeks atau kode penyinpanan yang diprogramkan pada komputer, sehingga tempat
atau lokasi fisik informasinya disimpan dapat diketahui dan ditemukan.
4.
Reproduksi
Sering
kali informasi yang dihasilkan perlu diperbanyak untuk keperluan penyebaranya.
Memperbanyak informasi tersebut disebut reproduksi. Tergantung kepada
masing-masing, maka pekerjaan reproduksi dapat dilakuakan secara manual, mesin
manual, mesin listrik, atau komputer.
Kegiatan-kegiatan
tindak lanjut terhadap keluaran informasi tersebut di atas tidak termasuk
sebagai pekerjaan pengolahan data, karena sudah merupakan pekerjaan informasi.
Berikut ini adalah ringkasan kegiatan tindak lanjut informasi dalam bentuk
gambar bagan kegiatan komunikasi, penyimpanan, penemuan kembali, dan reproduksi
yang berkaitan dengan alat yang digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta;
Gramedia Pustaka
Amsyah, Zulkifli. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: ASMI.
Amsyah, Zulkifli. 2000. Manajemn Sistem Informasi. Jakarta:
Gramedia.
Badriyah, Tessy. Sistem Informasi Manajemen.
Bagya, Widya P. 1988. Pedoman Analisa & Disain Sistem.
Jakarta: Universitas Pembangunan Nasionol Veteran.
Bakotan. 1982. Pemnfaattan Teknologi Informasi dalam Organisasi
Pemerintah: Jakarta: Proceeding Seminar.
Burch dan Strater, 1974. Information Systems: Theory and Practice,
Hamilton Publishing Campanny, California: Santa Barbara.
Davis, Gordon B. 1974. Management Information Systems: Conceptual
Foundation, Structure, and Development. McGraw-Hill International Book Campany:
Auckland etc.
Davis, Gordon B. 1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen:
Struktur dan Pengembangannya. Jakarta : Pustaka Binaman Pessindo.
Davis, Gordon B. 1992Sistem Informasi Manajemen I & II.
Jakarta: Pustaka Binawan.
Duun, N. Wiliam. 1998. Analisis Kebijakan Publik. Disadur oleh
Muhadjir Darwis. Public Policy Analysis. Yogyakarta: Hanindita Offst.
Enger, Norman L. 1980. Management Standards for Developing
Information Systems
